档案的保存价值是由档案的作用决定的，但是，档案作用的大小是不同的，有时差别很大。因此，不能认为某种档案对人们只要有一点用处，就具有保存价值；而应是当档案发挥作用所带来的利益，超过因保存档案所付出的代价时，才具有保存价值。例如，前面讲到的县级机关收到的中央和省级机关颁发的文件，至少也应保存一、二份，虽然与其他档案馆重复了，给保管工作增加了负担；但是，从县里各单位使用中央和省级机关颁发的文件来水是方面，为保存这些文件所付出的代价是值得的，因而它们具有保存价值。