俗话说“空口无凭，立字为证”，或说“口为空，字为宗”，这个“字”往往就是指的文书，指的是档案。档案所以有凭证作用，这是由于档案的形成和档案本身的特点决定的。首先，从档案的形成来看，由于它是从当时直接使用的文件转化而来，它客观地记录了以往的历史情况，是令人信服的历史证据。恩格斯说过“对于事态的真相，现在不可能提出文件来作证据。只有在事件本身成为历史陈述的时候，这些证据才会出现。”所以，作为历史真迹的档案，具有无可置辩的证据作用。

    其次，从档案的形式上看，文件上保留着真实的历史标记。如当事人的手稿，签署，机关或个人的印信，还有的是原来形象的照片和原声的录音。所以，档案是确凿的原始材料和历史证件，它可以成为查考、争辩和处理问题的依据，可以作为敌斗争和教育人民的工具。