就是哪些文件应该归档，哪些文件不必归档。从原则上说，凡是本机关工作活动中办理完毕的具有保存价值的各种文件材料，均应归档。需要明确，只要具有一定的保存价值的文件，例如需要保存三年、五年、十年等定期保存的文件，都应当列入归档的范围。有的地方只把需要长久保存的文件列入归档范围，定期保存的文件不归档（如下级来文均不归档），这种做法的不对的，会给一定时间内查找利用造成不便。上述范围包括各种文件材料，对容易忽视或不易收全的下列各种文件材料应予以特别注意：除了公文的正件外，还应包括它的附件，如条例、会议纪要、图表、计划、总结、登记表、名单等；除了经过登记的文件外，还应包括未经收发文登记的各种文件材料，如会议纪要、调查报告、访问记录、合同契约，工作人员从其他机关带回的文件材料等；本机关的会议记录、规章制度、各种统计报表、重要文件的历次修正稿，以及本机关领导人进行重要活动的照片等。当然也并非一切文件都有归档的价值，不能“有文必档”。对于不需要归档的文件的范围，国家档案局已有明确的规定。各机关尚须结合具体情况，制定本机关不归档文件的详细范围。

    对于其他机关送来的、未经本机关具体办理的或参考性的文件材料，是否需要归档，应视具体情况而定。如收到的内部刊物、工作简报上往往刊载一些不另行文的指导性文件，有的机关把这种内部刊物、工作简报加以归档，也是可以的；又如报纸、新闻照片，在一般机关里是不需要归档的，但反映本机关工作活动情况的报纸、照片，收集起来归档也是必要的。由于这类材料多是复制品，在一般情况下，是不必集中到档案馆保存的。因此，由各机关自行决定是否需要归档，既有利于机关工作，也不回匚碍国家档案的积累。