不同形式的检索工具各有不同的特点和作用。卡片式检索工具的主要特点和优点，是它比较灵活，可以不断地补充新卡片和根据需要随时调整编排顺序；每张卡片均填有档案的“档号”，指明材料的出处，便于实际地查找具体的案卷或文件。但由于这种工具是卡片形式，不适于传递和交流，一般仅限于在档案馆(室）内查找档案时使用。因此，它又被称为查找性的检索工具。 簿册式的检索工具可以印发需要利用档案的各个机关、兄弟档案馆和有关的文献资料部门。利用者不到档案馆，通过这种形式的检索工具和工具书就可以了解所需要的档案在何处。因为它主要起着情报工具的作用，所以它又被称为报道性（或介绍变态传奇性）的检索工具。 检索工具的“查找性”和“报道性”的作用是相对而言的。簿册目录式的捡索工具，就同时具有这双重性质，它既可用于内部查找，又可用于外发报道。卡片式检索工具，主要用于查找，而在一定程度上和一定范围内也可起着介绍和报道作用，如对来馆（室）的利用者说，通过浏览有关的卡片，可以了解有无和有哪些他所需要的材料。簿册叙述式的检索工具，一般属于介绍档案材料的工具书性质，而在一定条件下也能起到查找作用，如按照书中列举的项目，可以大致查知有无哪方面的材料，有时还可查到某些所需的具体材料及其出处。