档案作为机关工作和生产的必要条件，在一定时间内，首先是它的形成机关最需要查考利用；而作为党和国家的财富，它的长远作用又不只限于一个机关，国家在各项工作中都需要利用档案。因此，必须处理好局部和整体、当前和长远的关系。不能在本机关不用了就以为没有用而把档案烧掉，也不能只考虑本机关的需要而将重要的档案长久地留在机关保存。各机关的档案既不能过早地移交档案馆，也不能长期不向档案馆集中。集中起来的档案，既不能只顾眼前的使用，而不采取战备及其他安全措施；也不能只考虑长远的安全，把档案全锁在极不方便的地方，而不顾当前的需要。档案的机关内和在档案馆里，发挥作用的形式也有所不同，因此在管理方法上也要采取相应的措施。比如，在机关内利用档案的主要方式提供利用，才能有效地发挥档案的作用。

    从总体来说，档案是一种历史材料，又有一定的机密性。随着时间的推移和条件的变化，档案的机密性逐渐减少，有的档案若干年后，仍有机密性，有的降低了机密程度，有的则失去了机密性。因而档案发挥作用的范围，便越来越宽。这是一种规律性的趋向。一般说来，档案的机密性的强弱与档案保存时间的长久，是成反比例的。对各种档案一律无视其机密性，是不符合客观实际的；但一成不变地看待档案的机密性，也是形而上学的。应该不断地研究档案的内容，合理地调整密级，逐步地降低密级，扩大提供利用的范围，更广泛地发挥档案应有的作用。