在接收有关档案之前，应积极加强与移交单位的联系，主动地了解档案形成的现状及其发展趋势，如档案的成分与特点，数量多少，是否完整，整理、鉴定的方法和质量，保管条件，移交的准备等情况，并应进行制度化的登记和统计，以便有计划地安排接收工作。

    为了使接收的档案符合要求，应该对移交单位进行移交前的工作指导，明确接收工作的具体要求，协助检查移交档案的质量。移交的档案如不符合接收要求，应事先提出意见和建议，督促移交机关加工整理和克服存在的缺点。

    移交前需要细致地做好物质准备，使接收的档案进馆伊始即有条不紊。

    根据党中央和国务院的决定，各机关形成的需要长远保存的档案，均应移交给各级档案馆集中保存。为了便于档案形成机关的工作需要，又便于党和国家各项工作利用，各机关的档案首先应该在本机关保存一定年限，然后再向档案馆移交。至于每一个机关的档案在本机关保存多少年限，除按照国家有关规定执行外，还应该根据先行机关所处的环境和档案保管的条件、现行机关的性质及其形成的档案的特点、档案馆库房设备和档案馆与现行机关的距离以及交通条件等具体情况，由各级档案事业管理机关具体确定。