机关在工作活动中不断产生的文件材料，处理完毕以后，经由文书处理部门或文书处理人员整理立卷，定期移交给档案室集中保存，称为“归档”。在我国，这是国家规定的一项制度，这就是通常所说的“归档制度”。一九五六年国务院《关于加强国家档案工作的决定》早已明确规定：“各级机关的档案材料（包括机关的收发文电、内部文书、会议记录、电话记录、技术文件、出版物原稿、印模、照片、录音等），应该由机关的档案业务机构—档案室—集中管理，不得由承办单位或个人分散保存”，“全面推行文书处理部门立卷，以建立统一的归档制度。”文书立卷归档属于文书部门的任务，它是文书工作最后一个环节，又是档案工作开始的一个环节，可以说档案是文书工作和档案工作的“结合部”，即二者交接的一个环节。机关内文件的归档是档案室档案的主要来源，也是档案室收集工作的经常任务。所以，建立和健全归档制度是非常重要的，它是机关档案室工作的起点，也是为国家积累档案财富的重要保证。因此，机关档案室要做好档案的收集工作，应该以主要力量组织好机关内文件的归档。