就是哪些文件应该归档,哪些文件不必归档。从原则上说,凡是本机关工作活动中办理完毕的具有保存价值的各种材料,均应归档。需要明确,只要具有一定的保存价值的文件,例如需要保存三年、五年、十年等定期保存的文件,都应当列入归档的范围。有的地方只把需要长久保存的文件列入归档的范围,定期保存的文件不归档(如下级来文均不归档),这种做法是不对的,会给一定时间内查找利用造成不便。上述范围包括各种文件材料,对容易忽视或不易收全的下列各种文件材料应予以特别注意:除了公文的正件外,还应包括它的附件,如条例、会议纪要、图表、计划、总结、登记表、名单等;除了经过登记的文件外,还应包括未经收发文登记的各种文件材料,如会议文件、调查报告、访问记录、合同契约,工作人员从其他机关带回的文件材料等;本机关的会议记录、规章制度、各种统计报表、重要文件的历次修正稿,以及本机关领导人进行重要活动的照片等。当然也并非一切文件都有归档的价值,不能“有文必档”。对于不需要归档的文件的范围,国家档案局已有明确的规定。各机关尚须结合具体情况,制度本机关不归档文件的详细范围。