档案的作用是客观存在的，而档案的作用能否发挥，发挥得大小，怎样发挥它的作用，这取决于一定的条件。一方面，社会发展水平，社会制度以及政治路线、方针政策等等，对于利用档案的需要和可能提供利用的程度，有很大的制约作用。在资本主义社会里，比起奴隶社会和封建社会，档案受带了更多的利用。社会主义社会为充分发挥档案的作用造福于人民，开辟了广阔的道路。但是如果指导思想有偏差，具体作法失误，没有适当的集中同意管理或管得过死，也会不适当地限制和埋没档案的作用。我国解放七十多年来，由于种种原因，特别是“左”倾错误思想的影响，在优越的社会主义制度中档案应有的作用，并没有完全得到正常的发挥。而今在党的正确路线指导下，档案的作用又开始并将继续得到更好的发挥。这就对档案工作提出了更加光荣而繁重的任务，不能把档案的作用，局限在过去习惯的范围，甚至僵化的概念之中。

    另一方面，人们对档案的认识和档案的管理水平，直接影响档案发挥作用的程度。七十多年来档案工作的实践证明，总的说来，档案的作用的发挥是随着各方面对档案的重视和档案管理水平的提高而逐步扩大的。但是因为不了解档案的用处，或不知道有什么可用的档案，在处理问题和进行生产的过程中，有档案而未用，结果造成工作困难和受到损失的事例也不少见。因此档案工作部门应当经常地宣传档案的作用，适当地介绍所保存的档案的情况，使人们知道档案有用，而且具体了解档案部门保存有什么档案可供利用。