根据《机关档案室工作通则》和《国家行政机关公文处理暂行办法》（国务院办公厅一九八一年发布）的规定，凡属归档范围的文件，向档案室移交时，一般应符合以下三项要求：

    （一）归档文件系统性方面的基本要求是：应归档文件要收集齐全，遵循文件的自然形成规律，按照文件之间的历史联系分类立卷，要求分类准确，根据发文机关、问题、时间、名称等特征进行立卷，使案卷能正确地反映机关活动的基本面貌，并便于保管和利用；机关内党委和党组的文件材料应单独立卷；文件和电报一般应按其内容联系统一立卷；绝密文件和电报应该单独立卷（少量普通文电如与绝密文电有密切联系，也可随同绝密文电立卷）；需要长久保管文件和短期保管的文件一般应分开立卷，以便在档案室重点保管和日后向档案馆移交。根据上述要求，有几个世纪问题应予妥善处理：现行机关积存的零散文件，应由文书部门负责立成案卷，不应成堆成捆地归到档案室；过去立卷中不注意区分文件价值以及绝对分级的办法，都不完全符合要求，需要引以为戒；被破坏了的文电统一立卷归档的规定，应该根据以往和重申的规定，逐步恢复起来。

    （二）归档案卷在技术加工方面应符合下列具体要求：案卷封面的各个项目均应填写清楚，特别是案卷标题要确却简明地反映卷内文件作者、内容和形式；要根据“档案材料保管期限表”注明每个案卷的保管期限；需要永久和长期保存的案卷，卷内文件应按一定次序排列好，并逐张编号，填写“卷内文件目录”和“卷末备考表”。

    （三）向档案室归档的所有案卷，都要按照一定的次序进行系统的排列，编以案卷顺序号，并编制案卷目录一式数份（一份经档案室签字后由移交单位保存）。