为了保证归档文件的完整，便于保管和利用，档案工作人员不仅要通过归档工作力求把已形成的文件收集完整，而且要关心文件的形成和办理过程中的有关情况。机关内往往有些工作做了没有记录下来形成文件（如文来电复没有记载，开会没有记录等），或者记录不全（如文件上只记有工作活动的内容而没有作者、日期，或文件办完而没有注明办理情况等）。这些都影响形成完整的档案，因此，档案工作人员有责任对文书处理工作制度、文件的格式和书写材料等方面存在的问题，向有关领导和业务部门反映和提出意见，求得改善，建立和健全各种必要的制度，保证档案文件的完整。