首先，协助文书部门坚持执行文书处理部门立卷制度。文件由文书部门立卷，统一归档，这就可以发挥文书处理部门熟悉有关业务和文件处理过程的优点，提高案卷的质量和立卷工作的效率。还可以由文书部门暂时保存本年度的文件，大大减少归档和调卷的手续，并且改变承办人员分散保存文件的现象，从而有利于保守国家机密的工作；同时，还可以使机关档案室腾出手来，做好档案的整理和组织利用等工作，更好地为机关工作服务。实践证明：档案室协助文书部门推行这一制度，就能为归档工作以至整个档案室工作打好基础。

    然后，协助和督促有关部门做好平时立卷和归档的准备工作。首先，协助文书部门正确选择立卷环节（或叫立卷地点、立卷单位），即确定立卷工作放在机关内哪一级机构，由谁负责立卷，这是组织好立卷工作的关键问题之一。立卷环节通常应与文书工作的组织形式相适应，也就是说，一些小的机关，采用集中办法组织文书处理工作的机关，立卷环节多设在机关的办公室或秘书室。中等机关和大机关，往往有较多的以至几层内部机构，文书处理工作多采取分散（或叫分散与集中相接合）的办法，与此相适应，通常采用分设立卷环节的办法，由办公厅（室）和各组织单位分工立卷。

    其次，为了避免重复立卷和防止立卷时遗漏文件，还须划定机关内单位与单位之间、有关的机关和机关之间分工立卷的范围。一个机关内各部门、各单位处理的文件，在立卷归档时应有明确的分工：如党、政交叉的文件如何分工立卷归档（由党组名义对外行文，党组党委讨论以机关行政名义发布的文件，或放在主管部门或放在党委、党组立卷等等）；由机关内业务部门起草而以机关名义发的文件，机关收到而由业务部门承办的文件如何分工立卷；以机关名义召开而由业务单位主持的会议形成的文件如何分工立卷（如综合性的会议由秘书部门、专业性会议文件由业务部门立卷等）；机关内几个单位联合办理的文件如何分工立卷（如由主办单位立卷等）。这些都应在机关文书档案工作制度中有明确规定。