各机关经常收到和发往上级、同级和下级机关一些相同的文件，由于各机关的工作职能不同，长久保存的档案又进同一个档案馆，因而在同一地区同级或有关机关之间（如省直各机关，县直各机关之间），也需要划定分工立卷归档范围。如：上下级党政机关发来的文件，可主要由党政机关立卷，其中针对部门业务并要执行的，有关机关也应立卷；上下级业务部门发来的文件，可主要由对口的业务部门立卷，其他部门要执行或办理的，也应立卷；同级党政机关或业务部门发的文件，由发文单位和承办单位立卷；几个机关联合发布或办理的或某机关代为起草的文件，定稿由主办机关立卷，有关机关可立副本。这些，都应由各级档案事业管理部门根据本地区的具体情况作出相应的规定。从一个机关来说，要注意以反映本机关职能活动和基本情况的文件为立卷归档的重点。

    最后，协助有关部门编制立卷类目，督促做好平时归卷工作。立卷类目是事先编制出的立卷计划，由类和条款组成，每一条款也就是即将形成的一组文件材料（也就是一个或数个案卷的标题）。

    立卷类目通常由文书立卷人员和机关档案室、文书承办人员、秘书部门等共同研究拟制。一般应在当年初或上年末，根据机关当年的工作计划，参照上年的案卷目录编制新的立卷类目。文书工作人员根据立卷类目的条款，准备一定数量的卷夹，将办理完毕的文件随时归入相应的卷夹内。这样，既有利于机关日常工作的查用和安全保密，又为年终整理案卷打下了基础。这是发挥文书处理部门立卷优越性的关键。