对日后实际工作和科学研究等活动有一定查考利用价值的文件，才有必要作为档案保存。工作中形成的所有文件不能作为档案，档案是经过人们鉴别而选留下来的文件材料。文件是形成档案的基础，档案是文件的精华。文件概不存档是不对的，“有文必档”也是不必要的。

    按照一定的规律保存起来的文件，才能最后成为档案。以现代一般的档案来说，它是经过立卷归档而集中保存起来的文件。文件是档案的因素，档案是文件的组合。

    归档既是文件转化为档案的程序和条件，又是个一般的标志和界限。档案的特点和优点之一，就在于它已经不是一份孤立的文件，也不是杂乱的文件堆积，而是具有联系的文件体系，它反映了各种事件和活动的面貌。所以未经整理的、纷乱无绪的零散历史文件，虽然也属于档案，但从档案的一般特点来说，它还不是典型的、科学意义上的档案。在林彪、“四人帮”猖狂时期，有些档案文件被东抽西拼，或将某页某段剪下来取走，这些作法严重地破坏了档案的特点，损毁了档案的价值，甚至把档案变成了废物。