档案和文件既有密切联系，又有区别。不是一切文件都需要无条件地转化为档案。文件转化为档案的一般条件和过程大致如下：

    办理完毕的文件才能作为档案保存，正在承办中的文件不是档案。文件是档案的前身，档案是文件的归宿。文件具有现行的效用，档案一般地说来是完成了传达和记述等现行使命而备留查考的文件。所谓办理完毕是相对而言的，主要是指完成了文件处理程序，不能理解为一切文件都要把文中所说的事情全部办完才算“办理完毕”，而是指文件的承办告一段落。还应指出，文件处理完毕，也并非完全失效。归档以后的文件，按其行政和法律效力来说有两部分：一部分是失效的，一部分是仍然有效的。说档案全是失去行政效用的文件，这是不确切的变态传奇。一九七九年十一月二十九日公布的《全国人民代表大会常务委员会关于中华人民共和国建国以来制定的法律、法令效力问题的决议》就指出，建国以来的法律、法令，除了同五届人大制定的宪法、法律和五届人大常委会制定、批准的法令相抵触的以外，均继续有效。