全宗就是一个独立的机关或著名人物在社会活动中形成的全部档案的总称。

    一个机关的活动，体现着一定的职能，执行一定的任务。某一机关或著名人物形成的全部档案，反映了它的思想和活动及相互之间有着密切的历史联系的整个过程，成为一个不可分割的有机整体。如果说国家全部档案反映国家的历史发展过程，那么一个全宗则反映这一过程的某一部分，全宗是组成国家全部档案的基本单位。因此，档案必须按全宗来整理：同一全宗的档案不能分散，不同全宗的档案不能混杂。按全宗整理档案，才能科学地保持文件之间的历史联系，全面地反映机关活动的历史面貌，便于档案的保管和利用。

    在机关档案室，一般只有一个全宗。某些较大的档案室，就不只有一个全宗，档案馆则往往保存着很多全宗。区分全宗是对档案分门别类的第一步，只有把全宗区分清楚，其后的一系列整理工作程序才好进行。所以，分清全宗是档案整理工作中一个很重要的问题。

    根据档案馆和档案室工作通则规定，一个机关在活动中形成的全部档案，要作为一个全宗整体进行系统化、编目和保管以至陆续向档案馆移交。在档案馆，它所接收的档案，要以全宗为单位进行分类排列。