全宗既然是由某一独立的机关在活动中形成的档案组成,那么研究哪些档案应该是一个全宗,就要从研究形成档案全宗的机关入手。形成档案全宗是机关,称为立档单位,也叫做“全宗构成者”。由于人们对“机关”这个概念有不同的解释,往往对机关和机关内部组织机构分辨不清。这就需要研究:什么样的组织单位是机关内部设置的组织机构,它的档案不能成为一个全宗。也就是要明确,什么样的组织单位才是一个立档单位。
确定一个组织单位是不是立档单位,主要应该看它是否能够独立行使职权,并能主要以自己的名义单独对外行文。同时,一个能够独立行使职权的机关,通常也是一个会计单位,自己可以编造预算或财务计划;而且,它往往又设有专门的人事机构或管理人事的干部,并且有一定的人事任免权。总之,在行政上(一般也相应在财务上和人事上)是一个独立从事活动的机关,它就是一个立档单位,它的档案就构成一个全宗。
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