随着形势的变化和工作的需要，常常会出现一些机关的增设、撤消、合并以及机关名称的改变、职权范围和隶属关系的调整等各种变化。这些情况，有的影响全宗的划分，有的则不涉及全宗的划分。一般说来，一个机关、企业、事业单位在政治性质、生产关系或者基本职能等主要方面发生根本性的变化，则应成立新的机关是接收和代替了其他机关原来是全部或一部分职能，或者由若干撤销机关合并而成，这个新机关虽然与原来机关有着前后联系，但在基本职能上不同，这种变化也属于根本性的变化，它们前后形成的档案应该分别构成全宗。

    凡是机关的基本职能未发生根本性变化，只是机关职能和工作范围的扩大或缩小，立档单位内部机构有所调整，立档单位名称的变更，领导关系的改变，立档单位暂时停止一段活动，工作地点的变迁等等，所有这些都不是根本性的变化，其前后形成的档案均应属于一个全宗。