在文件上没有标明日期的情况下，就要考证和判定文件的准确日期或接近准确的日期，以便按年度归类。考证文件日期的方法很多，比如：从分析文件的内容来判定日期，或者从研究文件的制成材料、格式、字体和文件上的各种标记来判定，或以已知日期的文件同未知的文件比较对照等方法来判定。

    如果立档单位的工作是按专门年度（如教学年度、会计年度、粮食年度、兵役年度等）进行的，它所形成的档案，必然反映出这一特点。在采用年度分类法时，应保持专门年度内形成的文件之间的密切联系，即按专门年度分类，或一般年度与专门年度结合进行分类。以学校为例，可将以学年为单位进行工作而形成的文件，按学年分类；其他文件按一般年度分类；然后再把两种年度的文件，有规律地交错起来，依次划分年度类别。如：

    1987年年度与1997~1998学年 1998年度与1998~2000学年 ……

    依次类推。简单说来，就是两种文件分别分类，交叉设类（1987年1月1日至12月31日的一般文件与1987年8月1日至1987年7月31日的教学文件为一类），类内统一整理。这种分类方法，如实地反映了立档单位工作活动的面貌，做起来并不难，而又便于查找利用。