人们在社会实践中，对经常使用的档案不断地加深认识，逐步形成了关于档案的概念。但是长期以来，对档案有各种不同的看法和表述。我们认为，根据古今各种档案的情况，以现代档案为主要对象，对档案应该下这样的定义：

    档案是各机关、企业、事业单位（以下简称机关）和某些个人，在社会活动中形成并作为历史记录保存起来以备查靠的文件材料（包括技术图纸、影片、照片、录音带等）。

    档案是怎样形成的，它的特点是什么？概括起来有以下几方面：

    档案是社会进行生产、阶级斗争、科学实验、文艺创作等各种活动的历史记录。

    各机关在工作活动中，为了互相交往，上传下达和记录事情，必然产生与使用许多文件。日后经过整理保存下来，就成为档案。所以档案是从过去作为执行传达意图的工具而使用的文件转化而来的，不是事后另行编写的。它是随着工作活动的客观需要而形成的历史记录，是人们进行社会实践活动的自然的产物。这是档案形成的一种规律性，也是档案区别于其他资料的主要特点。档案注重原本、原稿，而且往往又只有一份，这也是档案更为宝贵的原因之一。