从全部档案业务工作的程序来说，收集工作是档案工作中的第一环节，通过收集工作为档案工作提供实际的管理对象。有了档案，档案室和档案馆才有进行整理、编目、签定、保管、统计和提供利用等各项工作的物质条件。从组织整个国家档案工作来说，档案的收集工作是贯彻集中统一管理原则的一项重要内容和首要的具体措施。只有通过收集工作，才能把党和国家的全部档案集中到各机关档案室和各级各类档案馆，形成统一的档案材料基地，实行统一的科学管理。从收集工作质量高低的影响来说，它直接关系到档案工作的其他环节。收集及时，档案材料完整系统，鉴选得当，则为档案管理的各个环节创造良好的条件，从而能集中力量对档案进行研究，广泛地开展档案的利用工作。如果档案收集得很少，或者只收集了一些残损零乱的和实用价值不大的档案材料，不仅整理、编目、鉴定、保管、统计等一系列的工作将会在很大程度上成为无效劳动，而且更重要的是不能提供档案为各项工作服务，将会失去档案工作存在的意义。这对于维护历史文化财富的安全，并为发展社会主义科学文化事业提供条件，都是极为不利的。
总之，大量的经验证明，收集工作是档案业务基础工作中的基础，做不好档案的收集工作，就没有完整的档案，也就不会有健全的档案工作；要组织好档案工作，必须首先从档案的收集工作做起。
