社会主义各项事业、党和国家各项工作、广大干部和人民群众对各种档案需要利用的情况。例如，机关的日常工作，经常需要查考上级颁发的决定、条例、指示等各种文件；总结经验和制订计划，就要根据各种调查材料和工作报告；处理案件，必须参阅前案的处理材料和有关政策的规定。又如，研究历史，需要查考各种能真实反映历史事件、历史情况的文件；研究经济，需要查考各种经济统计报表等等。再加，为了证明个人学历，需要以学生学籍册、毕业证书存根为根据。相反，如果没有这些需要，档案就没有继续保存的必要，也就会失去它的保存价值。因此，各种档案是否需要利用，怎样利用、都直接影响着各种档案是否具有保存价值，有什么样的保存价值。