各个机关、机关内部各个组织单位使用的文件，往往是分散形成的，数量也是浩繁的；而机关和社会上利用档案，则要求一定的集中。为了更广泛地发挥档案应有的作用，需要对这些文件进行挑选，并且集中地保存起来，这就形成了档案的收集工作。

    收集起来的档案是大宗的，成分相当复杂，如果不如以条理化，它们还是相对零乱的材料；而日常管理和实际利用，则要求档案材料更加系统化。为了便于保存和系统地提供利用，需要把这些档案分门别类，这就形成了档案的整理工作。

    随着时间的推移，社会实践的继续和各项工作的发展，新的档案不断补充，档案的数量日益增长，有些档案失去了保存价值，致使库存档案显得庞杂起来；而实际利用档案则只需要有价值的档案。为了使最有价值的档案更充分地发挥作用，需要对保存的档案进行“检简”，去粗取精，这就形成了档案的鉴定工作。

    由于自然的和社会的各种原因，档案总是处于渐变性的自毁过程，或者可能遭到突变性的破坏；而社会利用的需要，则要求长久地拥有完好的档案。为了更长远地利用档案，需要对档案采取保护措施，延长档案的寿命，这就形成了档案的保管工作。

    数量庞大的档案，通常是根据它自然形成的规律，按照基本的体系整理和存放的；而社会利用档案的需要则是特定的，又是多方面的，并且要求直接取得档案或有关的资料。为了满足特定的各种利用要求，需要为提供档案准备好直接的辅助手段，并通过各种新开网通传奇方式实际地提供档案和有关的资料，这就形成了档案的检索工作和提供利用工作。