同类内容的文件，由于作者及其他一些特点的不同，反映了文件的不同作用，其保存价值往往有着很大的差别。例如，证明某一个人的身份的介绍信，如果其作者是特别重要的人物，这份介绍信就可能反映了某重要的历史事件经过的片断，就具有了重要的保存价值。不同时间形成的文件，其价值往往不同。例如革命战争年代形成的文件，现在收藏下来的比较少，其保存价值也就更大些。一般说，年代越久的档案，其保存价值也就越大。这在外国也有类似的经验，主张“高龄案卷应该受到尊重”。我国现在藏有少量的唐代档案，其中有的虽然残破，但这么古老的文件确实是历史珍品，有重要的保存价值。又如，同一个条例、规则、合同、协议书，在其有效期内与失效后的作用是不同的。前者是工作、行动、办事的根据，有着重要的保存价值；在其失效后，则只是研究问题时可作参考，有的只在一定时间内需要查考，只具有一定的保存价值。又如，一般出版物的原稿、清样，只具有一定的保存价值；但是，重要领导人或著名人物的手稿或经他们修改过的清样，就有特殊意义，具有了重要的保存价值。